PDCA: o que é e como aplicar essa metodologia de gestão

• O que é PDCA? 
• Como funciona o PDCA
• Como aplicar PDCA?
• Quais são as vantagens e desvantagens da PDCA?
• Exemplos práticos de aplicação
• Como metrificar o sucesso da metodologia?
• Quais metodologias podem ser usadas em conjunto com PDCA? 

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O que é PDCA?  

PDCA é a sigla para Plan-Do-Check-Act, em português, Planejar, Fazer, Checar e Agir. Essa técnica destaca-se na gestão de processos por sua abordagem focada na qualidade, promovendo aprimoramento contínuo a partir das lições aprendidas. 
 
Atribui-se a criação da metodologia ao estatístico norte-americano Walter A. Shewhart que, na década de 1920, desenvolveu a técnica, visando sua aplicação no gerenciamento de projetos. 

Mas foi somente na década de 1950 que passou a ganhar certa notoriedade, por ter sido aplicada para realizar o controle de qualidade nos projetos liderados pelo colega de profissão Dr. W. Edwards Deming. 

Como funciona o PDCA 

Por meio do PDCA, é possível implementar uma estrutura com o objetivo de otimizar a jornada de processos em uma organização.  

Como é iterativo, a ideia aqui é que seja aplicado ao longo da realização dos projetos e de sua continuidade. 

Entenda como funcionam as etapas do ciclo: 

Plan (Planejar) 

Como o próprio nome sugere, é a etapa de planejamento, que deve, portanto, ser feita antes de iniciar um projeto. Além de todas as ações e pessoas para realizá-las, vale se antecipar e refletir sobre os eventuais problemas que possam surgir.  

Também vale dedicar uma atenção para entender como avaliar o processo, definindo indicadores para tanto. 

Do (Fazer) 

É o momento de “colocar a mão na massa” e executar as ações planejadas. Como teoricamente também foram definidas as pessoas que darão vida a cada uma das atividades, vale verificar se receberam treinamento adequado para concluir suas tarefas. 

Check (Checar)  

É a hora de verificar o que foi feito e como o processo está ocorrendo até o momento. Como lá atrás, na parte de planejamento, foram identificados eventuais indicadores de desempenho para avaliar as atividades, é aqui que eles devem brilhar. 

Caso seja um projeto que já foi realizado em outro momento anterior, nesta etapa também pode ser feita uma comparação. Até para entender se as eventuais melhorias adotadas realmente estão funcionando. 

Agora, se é a primeira vez que o projeto está sendo realizado, é na etapa de checagem que são identificados pontos fortes e fracos, a fim de aplicar e melhorar projetos futuros. 

Act (Agir) 

Essa etapa está ligada à tomada de decisões e correção dos problemas que foram identificados na checagem. É o momento de buscar identificar a origem dessas falhas e criar hipóteses a fim de melhorá-las no próximo ciclo. 

Essa metodologia costuma ser comparada à filosofia empresarial japonesa de Kaizen, usada para aplicar melhorias de forma contínua aos processos, tornando o que era bom no passado melhor no presente. 

O que é PDCA? É uma metodologia desenvolvida e aplicada desde o século XX em gerenciamento de projetos. (Fonte: Getty Images/Reprodução)

Como aplicar o PDCA?  

O método PDCA pode ser usado de diferentes formas: 

• Para lançar produtos e preparar as fases que antecedem esse momento.
• Para melhorar rotinas de gestão de produção e de pessoas.
• Para lidar com problemas relacionados a desempenho.
• Para aumentar a qualidade dos processos.
• Para se adaptar a mudanças de mercado. 

Para operacionalizar o PDCA, primeiro é necessário planejar. Nesse momento, perguntas como “O que fazer?”, “Para quem será feito?” e “Como será feito?” podem contribuir para refletir sobre as necessidades e desenhar o projeto que será executado. 

Na sequência, é possível executar o que foi estabelecido. É o momento de colocar o plano em prática e testar as hipóteses traçadas. 

Depois, chega a hora de medir e verificar os resultados obtidos, entendendo se foram satisfatórios ou não de acordo com o planejado, para coletar os aprendizados para aprimoramentos futuros. Por fim, o método pode servir como um meio de padronizar outros projetos semelhantes. 

Quais são as vantagens e desvantagens da PDCA? 

Até o momento, pode-se compreender em relação sobre o que é PDCA que se trata de um método com várias vantagens agregadas. Entre elas, destacam-se: 

• Estruturar a gestão de projetos e quem as lidera.
• Definir metas e indicadores de desempenho.
• Identificar e corrigir problemas com agilidade.
• Implementar melhorias de forma contínua, gerando ganhos em competitividade.
• Monitorar projetos de forma simultânea. 

Entre as possíveis desvantagens observadas ao implementar o ciclo PDCA em uma startup, estão: 

• Exige tempo, tornando-o ineficaz em projetos com prazos de entrega urgentes.
• Maior dedicação das pessoas para que cada etapa seja realizada.
• Demanda maior comprometimento, inclusive de lideranças. 

Toyota e Nike estão entre as organizações que fizeram uso em suas jornadas e observaram vantagens ao aplicar o ciclo PDCA. (Fonte: Getty Images/Reprodução) 

Exemplos práticos de aplicação do método PDCA 

Conheça exemplos de aplicações do ciclo PDCA:  

PDCA e Toyota 

Uma das principais montadoras de automóveis em atividade, a japonesa Toyota é conhecida por desenvolver uma série de boas práticas. Tanto é que o chamado Sistema Toyota de Produção (TPS) se pauta em diferentes métodos para imprimir excelência em suas entregas. 

Uma das características do TPS é a precisão na cadeia de produção, que é obtida por meio do processo de just-in-time. O qual, por sua vez, também é um dos fatores presentes no método PDCA. 

 No modelo Toyota de produção, funcionários são encorajados a buscar melhorias contínuas nos processos. Assim, o ciclo PDCA foi usado pela organização visando especialmente alcançar tal fator. 

Inclusive, a forma de executar suas ações vinculou à Toyota o aperfeiçoamento e popularidade da filosofia Lean, almejando a redução de custos e o aprimoramento dos produtos. O que também contribui para se tornar sinônimo de qualidade. 

 Criada em 1937, a Toyota Motor Company esteve em 2021 entre as 50 corporações mais lucrativas. Na época, alcançou o marco de US$ 270.760 bilhões em receita. 

PDCA e Nike 

O uso do ciclo PDCA em uma das maiores corporações produtoras de calçado em nível global esteve associado ao fator humano.  

A aplicação do método foi uma das formas encontradas pela Nike para capacitar funcionários, além de avaliar o desempenho deles e das próprias instalações onde os produtos eram feitos. 

Outro objetivo da companhia era o de reduzir custos, o que também foi possível com o PCDA, associado a outros métodos, como o Lean. Em 2021, a Nike tinha o valor de mercado de 200 bilhões de dólares, o dobro do que havia registrado em 2015. 

A melhoria contínua que pode ser alcançada com a aplicação do método PDCA faz dele uma das metodologias mais utilizadas por gestores. (Fonte: Getty Images/Reprodução) 

Como metrificar o sucesso da metodologia? 

No caso dos exemplos anteriores, o resultado foi observado a partir dos ganhos reais em termos de lucros gerados para ambas as organizações. Mas não é apenas dessa forma que o método PDCA pode ser avaliado. 

Como o próprio método propõe uma etapa de verificação, tudo o que tiver sido planejado precisa ser checado e, se feito com sucesso, parte-se para a última etapa, a de ação. Ou seja, o que foi planejado e pensado para início de conversa precisa ser atingido. 

Seja em termos de qualidade, de tempo, de desempenho, de redução de custos, há diversas formas de aplicar diferentes indicadores de desempenho (KPIs) para avaliar o sucesso do método. 

E isso vai depender do tipo e dos propósitos do projeto, para entender quais KPIs melhor se ajustam ao contexto. 

Quais metodologias podem ser usadas em conjunto com PDCA? 

Entre os métodos mencionados anteriormente que visam melhorias contínuas nos projetos em que são aplicados, estavam o Kaizen e o Lean. Vamos, agora, tratar um pouco sobre cada um deles. 

Kaizen 

O método Kaizen é considerado um método para melhorias contínuas, tal como o PDCA. Pauta-se na evolução de processos, a fim de atingir uma padronização de todos os demais que forem feitos sequencialmente. 

Sua origem vem do Japão e é de longa data, estimada desde a Segunda Guerra Mundial. Acredita-se, inclusive, que o método tenha sido uma das formas encontradas pela sociedade e pelos representantes de reorganizar o país após o conflito. 

Porém, diferentemente do PDCA, o método Kaizen se baseia em 5 pilares, mais conhecidos como 5S: 

• SeirI: quando, em um processo, as etapas são classificadas em útil ou inútil.
• Seiton: priorizar processos úteis e descartar os inúteis.
• Seiso: ter na ordem e na limpeza o norte das ações.
• Seiketsu: buscar a higiene nesse contexto.
• Sheitzuke: estimular a disciplina e o autocontrole. 

O ponto de convergência entre Kaizen e PDCA diz respeito às etapas de aplicação: 

• Identificar os possíveis pontos de melhoria no projeto em curso.
• Mapear as etapas do projeto.
• Aprimorar a solução visada.
• Implementar tarefas.
• Monitorar atividades.
• Gerar um padrão.
• Avaliar resultados. 

Lean

A filosofia Lean é chamada dessa forma por, mais que técnicas, empregar princípios para avaliar processos e buscar sua melhoria continuamente.  

Assim como o Kaizen, surgiu depois da Segunda Guerra Mundial e tem sua criação atribuída ao Toyotismo e ao modo de produção empregado pela companhia, como mencionado anteriormente neste mesmo artigo. 

A grande proposta de aplicação do Lean é reduzir custos, mas associado à qualidade dos processos e indivíduos envolvidos.  

Ou seja, tal como o método PDCA e ao Kaizen, o propósito da filosofia Lean igualmente é, em certa medida, buscar a melhoria contínua na gestão de projetos. 

Assim sendo, existem diferentes formas de aplicar o Lean, sendo elas: 

• Lean manufacturing: na gestão nas fábricas. 
• Lean healthcare: na gestão de hospitais. 
• Lean construction: na gestão de obras. 
• Lean office: na gestão administrativa. 
• Lean service: na gestão de serviços. 

E, tal como o Kaizen, a filosofia Lean também opera a partir de 5 pilares. Neste caso, eles são: 

• Valor.
• Fluxo de valor.
• Fluxo contínuo.
• Produção puxada.
• Perfeição. 

Como visto no terceiro ponto, a característica relacionada à continuidade também é um fator presente na filosofia Lean, assim como nos métodos Kaizen e PDCA.  

Porém, a filosofia Lean tem uma questão particular a ser observada, que é a de reduzir custos. Nesse caso, os pontos avaliados devem estar relacionados a: 

• Processamento excessivo.
• Tempo de espera.
• Superprodução.
• Movimentação.
• Transporte.
• Correção.
• Estoque. 

Ou seja, de alguma forma, eles podem ser combinados e aplicados conjuntamente, como feito pela Toyota, que igualmente se valeu do PDCA e do Lean. 

Por serem versáteis, podem ser aplicados em diferentes tipos de negócio, de porte e de segmento de mercado. Assim, não apenas as startups se beneficiam do método PDCA ou de qualquer outro, como grandes corporações podem encontrar nele uma saída para resolver problemas dos processos. 

Como a eficiência é um dos pontos a serem monitorados e alcançados com tais metodologias, elas podem tanto ser aplicadas com projetos internos a uma organização, como externamente, envolvendo clientes. 

Se você quiser conhecer outras metodologias que podem ser aplicadas em gestão de projetos, para além das citadas, convidamos a ler outro artigo no blog do Cubo: 8 metodologias de gestão de projetos para usar em sua corporação. 

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