Existem algumas ferramentas que podem ser úteis para auxiliar as lideranças e colaboradores à frente de uma startup ou corporação a gerir os negócios.
São os casos dos Objetivos e Resultados-Chave (OKRs), Plan, Do, Check, Act (PDCA), entre outras siglas comuns no ambiente corporativo e que dizem respeito a metodologias de gestão de metas.
A seguir, saiba mais sobre o conceito, além de conhecer 4 exemplos e como aplicá-las na rotina empresarial.
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O que são metodologias de gestão de metas?
As metodologias de gestão de metas podem ser encaradas como um conjunto de técnicas ou estratégias adotadas em organizações, independentemente do seu porte ou segmento de atuação, para acompanhar seus resultados e indicadores de negócios.
Essas metodologias visam, sobretudo, nortear processos em função de metas e objetivos, além de ajudar a entender se o resultado obtido está de acordo ou não com o planejado. Dessa forma, podem ser aplicadas na rotina tanto de quem dirige um negócio quanto de um liderado, que está na ponta, em contato com colaboradores e clientes.
Elas devem ser aplicadas:
- No planejamento de metas e objetivos.
- Na organização de recursos e pessoas.
- Na gestão de pessoas e suas ações.
- No controle e verificação das etapas.
Pilares norteadores da gestão de metas
Alguns pilares podem contribuir para auxiliar líderes e colaboradores ao longo de processos que objetivam atingir metas em comum. São eles:
- Alinhar as metas definidas com a visão, a missão e os objetivos estratégicos de uma organização.
- Definir como mensurar as metas, para avaliar os processos que almejam seu alcance, antes, durante e no fim de todo a jornada.
- Atribuir as responsabilidades de cada pessoa envolvida e seu papel para alcançar as metas.
- Usar uma metodologia de gestão que possa ser ajustada à proposta das metas e a prioridade para atingir cada uma delas.
Ao seguir tais passos, fica mais fácil ajustar um dos métodos que serão vistos adiante em prol do alcance das metas definidas por um time ou corporação.
As metodologias de gestão contribuem com times e lideranças a organizar e planejar ações, visando alcançar os objetivos do negócio. (Fonte: Getty Images/Reprodução)
Quais são as principais metodologias de gestão de metas e como funcionam?
Conheça quatro metodologias de gestão para você aplicar em seu time ou junto a suas lideranças e atingir suas metas.
1. Método PDCA
O método ou ciclo PDCA passou a ser utilizado de forma individual ou em conjunto com outras metodologias de gestão a partir da década de 1950.
De modo geral, essa metodologia tem a função de reduzir custos e de buscar melhorias contínuas em projetos, independentemente do tipo e dos objetivos.
O funcionamento do PDCA opera a partir de quatro pilares principais que, inclusive, dão o título para o método:
- Plan – é a fase do planejamento, priorizando metas, indicadores e o que será feito no projeto.
- Do – é o momento de executar as tarefas planejadas na primeira etapa.
- Check – é a parte da verificação e ajustes do que foi feito, alinhando-os às metas planejadas.
- Act – as atividades são reorganizadas visando a conclusão e a criar um padrão a ser adotado em outros projetos futuros.
Exemplo de aplicação
Supondo que a intenção de um projeto é avaliar preços e negociar outros com os fornecedores, na primeira etapa de aplicação do método PDCA pode ser feito um brainstorming com outras áreas. Em especial a comercial, para entender os preços praticados e o que pode melhorar.
Na segunda etapa, os compradores, que já fazem a interface entre organização e fornecedores, tentam negociar novos preços.
Depois, a gerência pode checar junto aos compradores se foi possível realizar a tarefa incumbida. Caso os fornecedores tenham consentido com a diminuição de valores solicitados, por fim, padronizam-se as mesmas etapas em projetos futuros que necessitarem de novos reajustes de preços.
Essa hipótese serviu apenas para ilustrar uma das inúmeras formas de aplicar o método PDCA em uma organização. Mas, ele pode servir como metodologia de gestão para diferentes situações.
2. BSC
Outra das várias formas de auxiliar a gestão de um negócio é usando o método BSC, sigla para Balanced ScoreCard. Em tradução livre, poderia ser algo relacionado a Indicadores Balanceados de Desempenho.
Geralmente, tem-se o costume de usar indicadores financeiros e contábeis para avaliar o sucesso de um negócio. No entanto, o BSC vai além e propõe uma gestão mais estratégica, considerando outros tipos de métricas.
Consiste em um modo inteligente para avaliar o desempenho de um negócio e atingir metas previamente desenhadas. Assim sendo, devem ser usados alguns indicadores para auxiliar no entendimento do processo, indo além das perspectivas de lucro pretendidas.
Entre os indicadores que podem ser usados durante a implementação do BSC está o market share, a fim de entender o grau de participação de uma organização em um mercado e como está em relação à concorrência.
Assim como o método PDCA, o BSC também possui pilares para facilitar sua aplicação. Entre os pontos que podem ser avaliados ao aplicar o BSC na prática, estão:
- Objetivos: o que a organização deseja alcançar em termos de marketing, de vendas, de pessoas.
- Indicadores: quais são as métricas de desempenho utilizadas para avaliar as ações empreendidas e conquistar seus objetivos.
- Metas: voltadas especialmente para medir o nível de performance dos indicadores a serem usados.
- Iniciativas: o que será efetivamente feito para que tudo o que foi definido possa acontecer na prática.
Assim, o BSC auxilia a gestão e demais pessoas envolvidas a executar os objetivos traçados, tirando as ideias do papel e tornando-as realidade.
Cada um desses pontos visa atingir as perspectivas que norteiam o método BSC:
- Perspectiva financeira: de que forma os investimentos feitos na organização contribuem para que ela atinja determinado objetivo em longo prazo?
- Perspectiva de mercado e de clientes: de que modo a empresa se posiciona em relação à concorrência? Seu público-alvo tem sua dor atendida e está satisfeito com o atendimento e produtos adquiridos?
- Perspectiva de processos: o que precisa ser feito ou ajustado para que os processos tenham qualidade e entreguem valor agregado aos parceiros comerciais e clientes?
- Perspectiva de aprendizado: as equipes são devidamente capacitadas e estão engajadas a atingir as metas estabelecidas pelo negócio? E, se não, o que pode ser melhorado?
Exemplo de aplicação
Na prática, o BSC pode ser usado para entender como as equipes estão organizadas internamente, se há episódios de acidentes ou faltas recorrentes, afetando o desempenho. Também serve para avaliar o nível de relacionamento entre clientes e organização.
Juntos, cada um desses pontos, quando realizados de forma satisfatória, caminham para atingir o lucro e demais metas estipuladas para o pleno funcionamento do negócio.
3. OKR
Essa é a sigla de Objectives and Key Results e é orientada a avaliar dois componentes principais, que são os Objetivos e os Resultados-Chave em relação a uma atividade, projeto ou organização.
No caso dos objetivos, estes podem ser desde as metas do negócio ou mesmo de uma equipe e o que ela espera em termos de sucesso. Seja para atingir a meta de vendas do mês, seja a margem de lucro líquido estipulada em um trimestre.
De todo modo, os Objetivos devem ser instigantes e pragmáticos, ou seja, devem estar claros para todos aqueles que estão em sua busca.
Já sobre os Resultados-Chave, como trata-se de algo a ser avaliado posteriormente, precisam, assim, ser quantificáveis e mensuráveis. Sua maior intenção é apresentar o que foi alcançado em termos de progresso.
Entre os principais pilares dos OKRs estão o foco e priorização dos objetivos-chave; a transparência e o compartilhamento, para que todos os envolvidos estejam na mesma página em termos de conhecimento sobre o processo; e a agilidade e a adaptação, para ajustar a rota sempre que for identificada uma necessidade para tanto.
E para colocar os OKRs em prática, é preciso pontuar cada uma dessas etapas:
- Definir objetivos e o tempo para alcançá-los, que podem ser mensais, trimestrais, semestrais e anuais.
- Apontar os possíveis resultados-chave, que devem ser mensuráveis. Para facilitar, estipule 3 a 5 resultados para cada objetivo traçado.
- Avaliar e ajustar a rota. Antes do prazo determinado, a cada semana, quinzena ou mês, vale verificar se as atividades definidas são realizadas de forma satisfatória e ajustar o percurso se preciso.
- Alinhar as expectativas em relação ao time e lideranças, que devem conhecer bem os OKRs definidos.
Exemplo de aplicação
Para entender melhor, vejamos um exemplo prático: supondo que um time de desenvolvimento de software precisa atingir o seguinte Objetivo: melhorar a experiência de usuários ao usar o aplicativo XPTO.
Para saber se tal meta será alcançada, determinam alguns resultados-chave, que podem ser: aumentar a taxa de retenção de usuários em 20% e reduzir o tempo de carregamento para menos de dois segundos. Com os andamentos das atividades, é preciso avaliar tudo o que for feito de forma periódica e ajustar o que for preciso para conquistar as metas.
4. Gerenciamento para diretrizes
Se nunca ouviu falar desse termo, quem sabe a sua sigla seja mais familiar: o GPD. Consiste em alinhar as atividades realizadas de forma rotineira em uma organização, independentemente do seu porte ou segmento.
O grande diferencial do GPD é que se trata de uma metodologia que costuma ser usada para acompanhar metas de longo prazo.
Como outras metodologias famosas, esse conceito foi desenvolvido no Japão, sendo, portanto, conhecido como planejamento Hoshin Kanri.
Assim como outras técnicas, nesta alguns pilares fundamentam sua aplicação, sendo eles:
- Definir um planejamento estratégico, com objetivos de longo prazo.
- Apontar os desdobramentos, alinhando objetivos com metas táticas.
- Implementar a melhoria e aprendizados contínuos, seguindo uma linha semelhante ao PDCA, a fim de estimular o aprendizado e adaptação das pessoas envolvidas.
Na prática, o GPD precisa seguir algumas etapas:
- Estabelecer objetivos e como podem ser mensurados.
- Formular os planos táticos, para que os objetivos possam ser suportados, guiando a tomada de decisão.
- Transformar objetivos em metas, conectando com as atividades diárias.
- Definir recursos financeiros a serem usados, sobretudo em áreas críticas.
- Analisar os resultados que foram obtidos ao longo da aplicação do projeto.
- Ajustar a rota, antes de começar um novo ciclo.
Exemplo de aplicação
No caso de uma organização que visa marcar sua presença em níveis globais a fim de aumentar sua participação de mercado, é necessário constar no plano a possibilidade de desenvolver parcerias em novas regiões. E para avaliar se vale a pena cada uma delas, recomenda-se investir em pesquisa de mercado, além de contratar novos talentos.
Nesse caso, os recursos devem ser utilizados para estabelecer parcerias, adaptar produtos a cada nova região, junto da equipe de marketing, para tornar a marca conhecida em cada uma delas. E, durante toda a jornada, é preciso acompanhar e revisar as etapas.
Independentemente da metodologia de gestão de metas escolhida, recompensar o fator humano e reconhecer sua importância auxilia no processo. (Fonte: Getty Images/Reprodução)
Qual é a importância de ter uma metodologia de gestão de metas?
Adotar uma metodologia de gestão de metas auxilia a organização, assim como todas as pessoas envolvidas direta e indiretamente no projeto, de uma série de formas. Entre elas, destacam-se:
Organização de processos
Como visto nas metodologias de gestão usadas para exemplificar, uma das principais características delas é o planejamento. Esse ponto, consequentemente, auxilia na organização não só das metas, como do que e quem precisa participar para que os objetivos sejam alcançados.
Alinhamento das metas com os objetivos organizacionais
Toda organização possui objetivos macro que, para serem conquistados, dependem de metas menores para serem concretizados.
Assim sendo, ao delimitar uma metodologia de gestão, o fator citado também tende a ser mais explorado. Dessa forma, torna-se mais evidente a função e responsabilidades de cada um para atingir metas e objetivos de longo prazo.
Busca pela melhoria contínua
Não só o método PDCA, parte dos outros destacados também apresentam outra similaridade: a de buscar por melhorias de forma contínua. Seja do processo em si, seja das tarefas, seja das pessoas que fazem parte, visando o ajuste de rotas e performance assim que possível em favor das metas estipuladas.
Tomada de decisão mais estratégica
Como os métodos mencionados também necessitam do uso combinado de Indicadores de Desempenho para serem metrificados, ao usar um deles igualmente beneficia-se outro fator: a tomada de decisão.
Pautada em dados e análise, e não em “achismos”, a decisão a ser tomada passa a ser mais eficiente.
Cultura organizacional fortalecida
As pessoas também são um componente essencial para que as metas sejam atingidas. Logo, ao usar uma das metodologias, cada um terá uma função clara e responsabilidade para atingir o resultado desejado.
E, associado aos feedbacks e recompensas, essa medida direta ou indiretamente contribui para estimular uma cultura organizacional forte.
Isso pode ocorrer porque, ao longo dos processos para alcançar as metas, os valores tanto da organização acabam por serem evidenciados e conhecidos por todos.
Adotar uma metodologia de gestão de projetos pode contribuir, ainda, para fortalecer a cultura organizacional de um negócio. (Fonte: Getty Images/Reprodução)
Como escolher a melhor metodologia?
Para ser respondida, essa questão precisa considerar alguns elementos importantes à própria organização: seu tipo, os projetos desenvolvidos, a equipe e a sua capacitação, entre outras necessidades do negócio.
No entanto, alguns pontos podem ser ponderados durante a seleção do melhor método para gestão de metas:
Considere o tipo e o tamanho de projeto para alcançar a meta
Existem métodos que são usados para metas específicas. O Lean, por exemplo, é voltado à redução de custos, enquanto o Scrum é mais bem usado em projetos para desenvolvimento de software em um curto espaço de tempo.
Avalie os recursos disponíveis
Aqui devem ser considerados não apenas os recursos financeiros, como humanos e a qualificação de cada um. Isso é importante, pois pode ser que para alcançar uma meta X seja necessário contratar um especialista que não existe no quadro de colaboradores. E sua remuneração também é um fator a ser avaliado.
Analise a complexidade dos projetos
Projetos que carecem de um tempo menor para sua conclusão e, consequentemente, alcance da meta, podem ser mais bem geridos com o auxílio de uma metodologia ágil, por exemplo.
Pesquise por casos de sucesso
Nada melhor do que avaliar cases de sucesso envolvendo o uso de uma metodologia. Às vezes, fazer esse tipo de benchmarking pode ser uma “mão na roda” para selecionar a melhor técnica. É claro, considerando as especificidades da sua organização.
Feedbacks e recompensas: fatores auxiliares para atingir metas
Há, ainda, outras práticas associadas que também beneficiam atingir as metas e dizem respeito ao fator humano: os feedbacks em torno do que é feito e as recompensas, caso os objetivos sejam alcançados.
Para que todas as pessoas envolvidas estejam cientes de suas responsabilidades e para saber se estão indo bem, nada melhor do que conversar e expor a situação. Assim, caso a organização já tenha uma cultura de feedbacks forte, isso pode contribuir para que cada um tenha pleno conhecimento sobre seus esforços e pontos de melhoria.
Outro ponto importante é recompensar de forma adequada as pessoas que contribuíram para que a organização atingisse as metas, para além da remuneração mensal. A medida faz que o colaborador se sinta pertencente e reconhecido frente aos colegas, bem como a estimulá-lo a continuar fazendo um bom trabalho.
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